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3 consigli per usare Microsoft Teams nei grandi progetti

3 consigli per usare Microsoft Teams nei grandi progetti

Usare Microsoft Teams può davvero fare la differenza nella gestione dei grandi progetti o quando ci sono commesse complesse a cui sono chiamati a partecipare attori provenienti anche da diverse organizzazioni. Non è soltanto questione di mettere in comunicazione e in condivisione in modo più efficace, professionalità, documenti, dati e tutto ciò che serve alla commessa. L'adozione di uno strumento che, pur nel rispetto dei ruoli e delle funzioni, mette sullo stesso piano tutti i partecipanti a un progetto, non si limita, infatti, a semplificarne gli scambi, ma dà nuovo impulso all'assetto organizzativo, lo plasma in funzione dei risultati che si vogliono raggiungere insieme. D'altra parte, lo dice il nome stesso: la piattaforma si chiama Microsoft Teams e punta a sostenere il gioco di squadra laddove un ambiente di lavoro non convenzionale (come può essere un cantiere o un contesto industriale), l'eterogeneità dei task e la scarsa accessibilità alla documentazione rendono difficile il coordinamento delle varie attività, il monitoraggio di quanto svolto e la riorganizzazione delle operazioni in caso di imprevisti.

Spesso però il potenziale che riesce a esprimere una soluzione di questo tipo è sottovalutato proprio in questi ambiti, dove si tende a conservare un approccio tradizionale agli strumenti di collaboration e dove – è importante sottolinearlo – l'analisi dei dati generati dalle interazioni delle persone può portare a un sensibile miglioramento dei processi. Ecco tre consigli per usare Microsoft Teams nei grandi progetti e valorizzare il tempo e il lavoro delle persone.

 

1.Integrare tutti i passaggi della commessa all'interno di Microsoft Teams

Perché Microsoft Teams risulti un punto di riferimento in ciascuna delle fasi di sviluppo dei grandi progetti sarebbe utile integrare nella piattaforma preliminarmente, fin dalla partecipazione al bando di gara, documentazione tecnica, reportistica, contratti e qualsiasi traccia delle interazioni tra i gruppi di lavoro aziendali, i clienti, i fornitori e gli eventuali partner. Verrebbe così a crearsi, in totale sicurezza, un vero e proprio repository dinamico relativo all’evoluzione del progetto, oltre che un archivio comprensivo di tutti i file che i membri del team potrebbero aver bisogno di consultare nello svolgimento delle proprie funzioni: dai documenti relativi la fase di tendering (ovvero bandi, capitolati tecnici ed economici, file 3D-4D derivanti dalla progettazione ed eventuali elaborazioni per la visualizzazione in Mixed, Virtual o Augmented Reality) ai dati relativi all’avanzamento della commessa (costi, piano di progetto, documenti sub-fornitori, immagini, video), fino ad arrivare alla chiusura della commessa stessa.

 

2.Formare i partecipanti all'uso delle funzionalità della piattaforma

Formare i partecipanti è possibile solo se si incentiva l'utilizzo di Microsoft Teams come strumento privilegiato per la collaboration, a partire da quando nasce la commessa, in fase di tendering. E anche se la user experience offerta dalla piattaforma – ricalcando quella dei social network e delle applicazioni di instant messaging più diffuse nel mondo consumer – risulta semplice e intuitiva, è bene prevedere un programma di formazione per assicurarsi che tutti i partecipanti al progetto – interni o esterni all'organizzazione – siano in grado di sfruttare al massimo le funzionalità, specie in contesti lavorativi complessi come quelli che contraddistinguono i grandi progetti. Anche solo stabilire procedure standard per determinati task o stabilire parole chiave da assegnare ai documenti condivisi per facilitarne poi la ricerca nel momento in cui diventa necessario accedervi può fare un'enorme differenza sul piano dell'adozione dello strumento e del suo effettivo utilizzo. Infatti, nella gestione ordinaria dei grandi progetti, spesso la schedulazione non è direttamente collegata con il team di Architetti e Ingegneri, così come la fase di costruzione non è digitalmente connessa alla schedulazione. Poter collegare tutte le informazioni del ciclo di vita di una commessa diventa fondamentale. In tal senso Teams diventa l’hub ideale di tutte queste informazioni. E fornisce inoltre a tutti gli utenti la possibilità di organizzare meeting, comunicando e condividendo le informazioni ovunque ci si trovi, di collaborare sugli stessi documenti, contemporaneamente e da diverse parti del mondo, e di dare accesso – con gli opportuni permessi – a sub-contratctor e clienti al medesimo ambiente.

 

3.Usare Microsoft Teams per favorire un approccio smart e “data-centric”

I vantaggi nell'usare Microsoft Teams per la gestione dei grandi progetti non si esauriscono con la chiusura delle commesse. Ogni sessione genera dati preziosissimi per comprendere in che modo gli utenti si rapportano allo strumento e al progetto in sé. I dati possono essere analizzati per estrarre insight che descrivono puntualmente quali sono i processi gestiti efficacemente e quali invece possono essere rivisti o progettati ex novo. Da non sottovalutare poi il fatto che nel momento in cui si digitalizzano i passaggi burocratici e operativi su una piattaforma condivisa, diventa più semplice adottare criteri di trasparenza nella valutazione dell'operato e nell'attribuzione delle responsabilità in ciascuna fase dell'esecuzione del progetto.

Per chi opera nel settore Engineering & Construction, d'altra, parte, è fondamentale avere un approccio "data-centric" e trasversale alle diverse fasi del ciclo di vita del processo, anche perché sta diventando un requisito di base per le aziende che lavorano in questo settore. Ecco quindi che, partendo dallo studio di fattibilità, passando per l’analisi e la preventivazione, la schedulazione, l’execution, per terminare con la maintenance post-commisioning di un’opera, è possibile ottimizzare la filiera, affiancando nuove tecnologie a quelle esistenti. Si parla di rendere sempre più efficienti i processi, rendendoli smart, e non di sostituire tool o piattaforme di mercato già in uso, anche se non interconnesse tra loro. Sono infatti proprio la connessione della mole di dati che vengono generati in una commessa e l’intelligenza che si può generare elaborandoli, gli elementi che forniscono alle aziende informazioni utili a prendere decisioni tattiche e strategiche. Un esempio? Tutti i dati che arrivano dalle webcam di cantiere possono essere utilizzati in modo diverso dal solito. È possibile determinare a priori potenziali situazioni di pericolosità e studiare le immagini per trasformarle in informazioni utili ad avvisare i responsabili della sicurezza o gli stessi progettisti che è necessario intervenire prima che succeda qualcosa di grave.

Usare Microsoft Teams, promuovendo la cultura della real time collaboration, non fa altro che accelerare il processo di raccolta, di elaborazione e soprattutto di condivisione dei dati a tutti i livelli del processo.

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Topics: Microsoft Teams

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