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Bot, Chatbot e HR: le 5 funzioni fondamentali

Bot, Chatbot e HR: le 5 funzioni fondamentali

Quella tra Chatbot e HR sarà di sicuro una storia di grande successo. Perché nell’ambito delle funzioni aziendali, l’amministrazione e la gestione delle risorse umane è una delle più complesse, con volumi di lavoro fortemente imprevedibili e ricca di burocrazia.

Mettendo insieme tutti questi fattori, il rischio per chi lavora nelle risorse umane e per gli HR Manager è quello di essere costantemente travolti dalle urgenze e dai lavori di routine e di trascurare, di conseguenza, gli aspetti più strategici e anche appaganti del proprio ruolo.

Per questi motivi, le aziende si stanno concretamente interessando ai chatbot: la disponibilità 24/7, la possibilità di accedere ai database aziendali e le evolute funzionalità riconducibili all’Intelligenza Artificiale danno loro un ruolo di primo piano in ottica di organizzazione dei dipendenti dell’azienda. In un mondo che vira sempre più verso l’approccio self-service, efficiente per l’utente finale e anche per l’azienda, l’ipotesi che tante attività di routine passino ancora attraverso la gestione umana è anacronistico e anche piuttosto inefficiente. Questo però non significa, soprattutto in ambito HR, che i chatbot possano sostituire in tutto e per tutto le persone: in un settore in cui sensibilità e intuito hanno ancora diritto di cittadinanza, l’automazione dei processi tramite chatbot e routine di RPA (Robotic Process Automation) non è finalizzata a sostituire le persone bensì a potenziare il loro apporto nei confronti del fine ultimo, cioè la massima produttività delle risorse interne.

Bot e Chatbot in ambito HR

Ciò premesso, si possono ipotizzare svariati ambiti di utilizzo dei chatbot in ambito HR: si pensi alla classica richiesta di ferie, a un permesso di breve durata, a un rimborso, oppure semplicemente – per il neo-assunto, alla necessità di imparare le procedure, chi sono i referenti di ogni divisione aziendale, com’è strutturata l’organizzazione, tante esigenze che per essere soddisfatte non richiedono per forza un essere umano estremamente preparato; in questi casi, il task può essere demandato a un assistente virtuale, che è sempre aggiornato, migliora col tempo e che, se le richieste vanno oltre le sue possibilità, può sempre dirottare la conversazione verso un addetto umano.

1. Un assistente sempre disponibile per i dipendenti

All’interno di una grande azienda, chi si occupa di HR deve gestire un’infinità di richieste da parte dei dipendenti, che vanno dai permessi alle ferie, dai congedi di maternità/paternità ai benefit e via dicendo. Difficile che un chatbot sia fin da subito in grado di far fronte alla mole di argomenti che dovrebbe gestire, ma se dotato di tecnologie di AI, la propria capacità di essere utile all’azienda migliora di giorno in giorno. Per tante richieste è comunque necessario passare attraverso un’autorizzazione di tipo manuale, ma l’accelerazione dei processi resta evidente in ogni caso.

 

2. Il migliore dei Recruiter

Anche l’attività di recruiting può essere agevolata dai chatbot, soprattutto quando si tratta di effettuare una selezione tra moltissimi candidati. I chatbot possono, infatti, sfruttare l’intelligenza artificiale e tecniche di cognitive computing per operare una prima scrematura, basandosi sull’interpretazione dei CV oppure conducendo direttamente le prime interviste senza bisogno di supporto umano: i vantaggi per gli HR manager sono evidenti, potendosi concentrare su un sottoinsieme di candidati preventivamente ‘approvati’ dal bot; di vantaggi, però, ce ne sono anche per il candidato, che rende sicuramente meglio senza la pressione del giudizio altrui.

 

3. Onboarding, ovvero agevolare l’ingresso in azienda

Per molte persone, l’ingresso in una grande azienda non è un’operazione così semplice. Per questo esiste l’attività di onboarding, che comprende alcuni passi formali. Da una parte l’acquisizione di documentazione, accordi, contratti e informazioni personali di diverso genere; dall’altra la fornitura di informazioni operative fondamentali, sulle policy generali dell’azienda, i team, le divisioni, l’organigramma e anche aspetti più di dettaglio come i manager di riferimento, le procedure che riguardano direttamente il dipendente e via dicendo. Tutte queste informazioni, pur ampie e di diversa natura, possono essere fornite a un chatbot al fine di semplificare l’ingresso delle persone in azienda e il raggiungimento rapido di un buon livello di produttività. Per quanto riguarda i vantaggi per l’azienda, si considerino quei casi di assunzione temporanea di moltissime persone per far fronte a certi eventi prevedibili, come per esempio le chiusure aziendali. È difficile infatti ipotizzare che una divisione HR possa fornire informazioni puntuali a ognuno dei nuovi collaboratori: qui, un bot è veramente un toccasana.

 

4. Delegare al chatbot la gestione della formazione

La formazione è un altro aspetto fondamentale dell’organizzazione delle risorse umane. Anche qui, automazione e chatbot possono avere un ruolo importante: i chatbot non si limitano a comunicare massivamente ai dipendenti (o a una fetta) l’avvio di un nuovo corso di formazione, ma possono acquisire informazioni dalle persone e dai gestionali HR, miscelarle e instradare le persone verso l’iter formativo più corretto in funzione del loro ruolo e delle loro competenze.

 

5. Retention Management

Tra le attività della funzione HR c’è il retention management che si sostanzia in tutta una serie di attività volte a ‘trattenere’ i propri dipendenti, evitando che cedano alle lusinghe della concorrenza. Tutto ciò si basa sul fatto che motivazione e serenità sono fondamentali per il successo professionale della persona e quindi dell’azienda, oltre al fatto che basta una dimissione per rovinare l’armonia di un team. Il chatbot non può agire direttamente e in maniera determinante sulla soddisfazione del dipendente, per quanto una risposta immediata ai propri quesiti sia sempre apprezzata, ma può essere impiegato dagli HR manager per comprendere il livello di soddisfazione delle persone sul posto di lavoro. Il modo più semplice sono i sondaggi, che vengono usati da sempre, ma oggi vi si affiancano evolute tecniche di sentiment analysis volte a comprendere il livello di motivazione, di serenità e di committment di una persona tramite una semplice conversazione.

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