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Collaboration, come il Bot organizza la riunione nell'era dello smart working

Collaboration, come il Bot organizza la riunione nell'era dello smart working

Alzi la mano chi si è trovato nella situazione di aver bisogno di una sala riunioni senza averla prenotata e di aver girato, laptop in mano, per mezza azienda cercandone una libera. È una situazione abbastanza ricorrente, soprattutto oggi che tra videoconferenze, smart working e progetti che sempre più spesso riuniscono in team multidisciplinari professionalità provenienti da diverse divisioni, è assai meno semplice riuscire a pianificare con largo anticipo un incontro. Una possibile soluzione al problema? Un assistente virtuale in grado di organizzare briefing in tempo reale, verificando la disponibilità e comunicando a tutti i partecipanti un luogo d'incontro – fisico o virtuale – adatto al tipo di impegno previsto, al numero di persone coinvolte e ai supporti tecnologici necessari. Per i dipendenti un Bot di questo tipo sarebbe uno strumento prezioso, per i responsabili HR un servizio estremamente utile e strategico per monitorare l'evoluzione delle dinamiche di collaborazione all'interno dell'impresa.

 

Il Bot è l'ideale per muoversi agilmente in spazi (fisici e virtuali) sempre più frammentati

È davanti agli occhi di tutti: sotto la spinta del lavoro agile le organizzazioni stanno gradualmente perdendo la rigida struttura gerarchica che le ha contraddistinte per anni e risultano più fluide, più flessibili ma anche, per certi versi, caratterizzate da maggiore entropia. Al tempo stesso, con la diffusione dello smart working –prima in veste di iniziative sperimentali somministrati su alcune categorie di collaboratori e ora come programmi di lungo termine per migliorare la produttività e contenere i costi delle strutture– gli spazi fissi a disposizione sono diminuiti di numero, o cominciano a frammentarsi nelle cosiddette huddle room. Le huddle room sono luoghi ideati apposta per incontrarsi in maniera estemporanea: spazi confortevoli e compatti, dotati di tutto il necessario sotto il profilo tecnologico per connettersi e condividere, anche con colleghi dislocati altrove, i contenuti e le questioni all'ordine del giorno. E un Bot è l'ideale per organizzare riunioni nel nuovo assetto che sta riconfigurando il modo di vivere l'azienda.

 

Una riunione tipo nell'azienda 2.0

Immaginiamo dunque una situazione tipo: un cliente chiama il nostro project manager per un imprevisto su un progetto in corso d'opera e richiede un incontro in giornata con i vari attori, interni ed esterni, per discutere delle possibili contromisure: un collega è in sede, e fortunatamente è libero; un altro oggi lavora da casa; un terzo è impegnato nella sede di un altro cliente. Potendo contare su un Bot istruito sulle facility aziendali e sugli strumenti di collaboration a disposizione, si può chiedere all'assistente virtuale installato su un'apposita app di predisporre tutto il necessario per far sì che le persone coinvolte siano avvertite dell'impegno sopraggiunto, diano conferma della propria partecipazione e siano messi in condizione di comunicare. Il Bot verifica la disponibilità e le agende dei partecipanti, incrociandole, scandaglia le aree attrezzate per la telepresenza, ne prenota una e invia la notifica con la conferma dell'appuntamento a tutte le persone coinvolte, estendendo un link che permette di accedere alla piattaforma di condivisione. Tutto questo si può fare facilmente, rivolgendo all'assistente virtuale una richiesta in linguaggio naturale e semplificando un processo che, se dovesse passare dall'ufficio HR, tra telefonate, e-mail, risposte e conferme, impiegherebbe molto più tempo.

 

Perché i Bot sono già indispensabili per la collaboration

Se il Bot, inoltre, dispone delle credenziali per accedere alla documentazione aziendale – e nella fattispecie a quella relativa al progetto in essere – può essere utilizzato come assistente anche durante lo svolgimento la riunione. Nel momento in cui occorre consultare dati e tabelle o effettuare verifiche sul lavoro pregresso, per esempio, è sufficiente rivolgersi all'assistente virtuale chiedendogli di recuperare il file in questione e, a seconda della necessità, aprirlo sullo schermo o condividerlo con gli altri partecipanti, a prescindere dal luogo fisico in cui si trovano. I Bot sono infine in grado di salvare i contenuti creati, fruiti e modificati durante l'intera riunione e persino di redigere verbali su quanto si è discusso, evidenziando punti salienti e commenti dei partecipanti. E non si tratta affatto di fanta-azienda: la rivoluzione è già iniziata.

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