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Microsoft Teams e collaboration: come garantire l'adozione di successo

Microsoft Teams e collaboration: come garantire l'adozione di successo

Implementare Microsoft Teams nelle workstation aziendali non è sufficiente per garantire l'adozione di successo di una delle piattaforme di collaboration più evolute del mercato. Perché l'organizzazione riesca a sfruttarne il massimo potenziale è infatti necessario che lo strumento sia largamente condiviso e soprattutto utilizzato in modo continuativo dal maggior numero di persone possibile, lungo l'intera catena del valore. Questo implica un vero e proprio cambiamento culturale e, spesso, un'innovazione di processo rispetto a task gestiti secondo abitudini consolidate. Abitudini dure a morire: “Abbiamo sempre fatto così e ci siamo sempre trovati bene”, è la frase ricorrente di chi usa le mail per diramare circolari, invia messaggi istantanei per ricordare ai colleghi l'orario e il luogo delle riunioni, telefona per commentare l'andamento di un progetto e si siede al tavolo con risme di carta per redigere e modificare documenti insieme al resto del team. Tutte attività che potrebbero essere invece condensate, integrate e semplificate, rese più efficienti (ma anche più piacevoli) spostando i flussi di lavoro su una piattaforma di collaboration come Microsoft Teams.

 

L'efficacia di una soluzione come Microsoft Teams nella gestione delle commesse

Specialmente in ambienti di business non convenzionali – come possono essere quelli in cui operano gli addetti all'esecuzione di commesse su grandi progetti – Microsoft Teams riuscirebbe a risolvere un gran numero di problemi di natura logistica: basti pensare alla difficoltà di accedere ai documenti e condividere modifiche al piano dei lavori all'interno di un cantiere o di una struttura industriale. Ma anche all'impossibilità materiale di tenere tutta la reportistica e gli aggiornamenti sull'avanzamento dei lavori sempre sotto controllo. Ancora più che in ufficio, in questi contesti le piattaforme integrate di collaboration possono davvero fare la differenza rispetto alla qualità del lavoro. Ma per le stesse ragioni, ancora più che in ufficio, bisogna superare la naturale resistenza all'adozione di nuove prassi da parte degli utenti. Come fare?

 

Un cambiamento culturale ancor prima che tecnologico

Porgere – e tanto meno imporre – lo strumento alla popolazione aziendale magnificandone prerogative e contenuti di innovazione, come detto, non è sufficiente. Anzi, soprattutto in presenza di collaboratori poco avvezzi all'utilizzo degli strumenti digitali rischia di essere controproducente. Bisogna procedere con un vero e proprio piano di change management, rispetto al quale la soluzione tecnologica – persino la stessa piattaforma di collaboration – diventa quasi un di cui, una risposta alle istanze determinate attraverso una strategia di coinvolgimento dei diretti interessati al processo di cambiamento. La parola d'ordine? Ascolto.

 

Come sviluppare un piano di change management orientato alla collaboration

Bisogna quindi prima di ogni altra cosa prestare attenzione alle reali esigenze espresse, dipartimento per dipartimento, da dirigenti, dipendenti e collaboratori, per comprendere in che modo Microsoft Teams può davvero aiutare ciascuna tipologia di utenza a migliorare la comunicazione con i propri interlocutori e, conseguentemente, affinare i processi in cui è coinvolta. Solo a quel punto si può cominciare a disegnare la roadmap che porterà prima alla fase di adozione e poi a quella di graduale introduzione della piattaforma nelle aree funzionali più predisposte ad accoglierla.

Fondamentale è costruire una solida relazione con quelli che diverranno gli sponsor del progetto, aiutando i colleghi più recalcitranti – che non mancano mai – a comprendere i vantaggi della soluzione e ad adottarla. Che si chiamino early adopter o evangelizzatori, sono tendenzialmente gli utenti più curiosi dell'organizzazione e, anche per questo, il loro punto di vista va sempre tenuto in considerazione, specie durante l'implementazione del progetto: i feedback di chi ha il vero polso della situazione sono infatti essenziali per effettuare i necessari cambi di rotta quando si è ormai in corsa. La regola d'oro per garantire una buona penetrazione di un nuovo modus operandi è cominciare piano e con poco. Microsoft Teams dispone di un numero enorme di funzionalità e può essere virtualmente integrato con qualsiasi strumento per la produttività. È per questo importante operare una selezione e scegliere per la diffusione della piattaforma le killer application in grado di rispondere alle esigenze più immediate e diffuse della popolazione aziendale, che potrà così toccare con mano quanto il cambiamento può migliorare la qualità del lavoro.

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Topics: Microsoft Teams

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