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Perché il Modern Workplace migliora la produttività aziendale

Perché il Modern Workplace migliora la produttività aziendale

Chi è capo di un'azienda lo sa più di chiunque altro: il modo di seguire il business è radicalmente cambiato rispetto a qualche anno fa. Gli smartphone hanno accorciato le distanze con l'ufficio e con la forza vendita, gli strumenti di collaboration hanno introdotto un approccio nuovo alla condivisione di progetti e documenti, mentre la capacità di rispondere sempre più rapidamente ai clienti (o addirittura di anticiparne le esigenze) non è più una semplice questione di vantaggio competitivo. È piuttosto un vero e proprio requisito per resistere nell'arena globale digitalizzata. Aumentare la produttività e crescere in uno scenario del genere vuol dire catalizzare questi trend, integrare gli strumenti da mettere a disposizione dei collaboratori e valorizzare ciascuna delle attività svolte dentro e fuori l'azienda. In una sola parola: dare vita a un Modern Workplace.

 

Esperienza d'uso unificata, uniforme e univoca: che cos'è un Modern Workplace

Come potremmo definire il Modern Workplace? Partendo magari da ciò che non è: una postazione di lavoro all'interno di un ufficio, consistente tipicamente in una scrivania, un telefono, un personal computer, archivi e tanta carta. Oggi il concetto di Modern Workplace potrebbe tranquillamente essere riassunto come la facoltà di eseguire tutte le operazioni rese possibili da quegli strumenti senza però che occorrano gli strumenti stessi. Intendiamoci: schermi e tastiere continueranno a rimanere i punti d'accesso privilegiati per moltissime attività lavorative, ma il fatto è che non sono più la conditio sine qua non per accedere a sistemi e processi. È qualcosa che va oltre la dematerializzazione e che ha a che fare con la User Experience, un'esperienza unificata, uniforme e univoca a prescindere dal dispositivo che si adopera, oltre che dal luogo e dalla situazione in cui ci si trova. Costruire un Modern Workplace vuol dire, in altre parole, abbattere le barriere fisiche, funzionali e logiche da cui dipendono i rallentamenti che oggi l'impresa non può più permettersi.

Il Modern Workplace non è semplicemente, come si potrebbe pensare, l'evoluzione della singola postazione lungo le direttrici delle tecnologie digitali. È il ripensamento dell'intera organizzazione finalizzato a creare un ambiente di collaborazione aperto e sicuro, all'interno del quale i collaboratori riescono a svolgere qualsiasi attività senza incontrare frizioni, né tanto meno ostacoli. E in quest'ottica le postazioni diventano meri punti di accesso agli strumenti per la produttività, che devono poter essere fruiti virtualmente ovunque.

 

Le ricadute del Modern Workplace sulla produttività aziendale

Gli effetti generati dall'adozione di un sistema del genere sono chiari. Basti pensare, per fare un paio di esempi, ai processi di co-creazione e co-gestione di un progetto e alle attività di vendita.

Nel primo caso, con un approccio tradizionale, mettere insieme le idee vuol dire necessariamente trovarsi insieme fisicamente, organizzare riunioni, armonizzare strumenti e formati. Il che diventa estremamente complesso soprattutto nel momento in cui il progetto da sviluppare va portato avanti con l'ausilio di partner esterni, dislocati magari in geografie diverse da quelle dell'azienda.

Quali parametri poi bisogna adottare per la sicurezza e la Data Protection? Come gestire l'eterogeneità delle piattaforme dell'una e dell'altra organizzazione? I tempi e la produzione di risultati si allungano in maniera spesso imprevedibile.

Nel secondo caso, immaginiamo una tipica situazione di vendita: fortunatamente l'azione del commerciale è andata a buon fine e il cliente sta per firmare il contratto. La stipula è ciò che mette in moto la macchina aziendale per la realizzazione dei prodotti e dei servizi, nonché – soprattutto –  il via libera ai processi amministrativi che portano alla fatturazione. Se il commerciale non accede a strumenti come i contratti in formato digitale e la firma elettronica, con la possibilità di inviare tutta la documentazione in sede immediatamente o appena disponibile la connessione, si creano tempi morti che nel complesso rallentano pesantemente l'intero processo di business.

Il Modern Workplace è la soluzione a questi e a molti altri problemi, proprio perché costituisce una piattaforma flessibile che funge da sostrato a tutte le attività aziendali, sfruttando le tecnologie digitali per dematerializzare i processi e renderli condivisibili – in tutta sicurezza – da divisione a divisione, senza alcun limite imposto da formati, device, barriere geografiche e culturali.

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