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Usare Teams nella gestione delle commesse e dei grandi progetti

Usare Teams nella gestione delle commesse e dei grandi progetti

Ancora oggi sono poche le aziende che stanno già utilizzando, nella gestione delle commesse e di progetti complessi, piattaforme evolute di comunicazione e collaborazione come Teams. Un vero spreco di risorse, se si considera che è specialmente negli ambiti edilizio e industriale che queste soluzioni riescono a esprimere il loro massimo potenziale. Strumenti come Microsoft Teams tendono infatti a essere associati alla vita in ufficio, all'esplorazione delle intranet aziendali, o tutt'al più a supporto delle strategie di collaboration in ambienti chiusi: e – diciamo la verità – anche nell'uso corrente in ufficio, Teams viene approcciato il più delle volte come una chat evoluta che offre anche la possibilità di effettuare videochiamate e riunioni da remoto.

È così, le funzioni vere e proprie di collaboration consentite dall'integrazione totale con gli strumenti di produttività di Office vengono valorizzate in maniera compiuta ancora in pochi casi. Il motivo è semplice: in azienda le piattaforme digitali sono molteplici e i device a disposizione – tra desktop, smartphone, tablet e postazioni video connesse – ancora di più. Succede allora che i progetti e i documenti vengano primariamente condivisi in allegato via mail, o che le sessioni di collaboration prendano vita su piattaforme parallele, anche per andare incontro alle esigenze di partner e clienti.

La user experience unificata offerta da Teams viene invece esaltata laddove ambienti poco digitalizzati rendono l'abitudine di lavorare in modo destrutturato un vero ostacolo alla produttività. 

 

Come cambia, con Teams, il modo di accedere alle informazioni di una commessa

Pensiamo per esempio alle attività di un team impegnato all'interno di un cantiere. Naturalmente, la realizzazione materiale di un edificio o di un'infrastruttura è solo la risultante di un processo che prende il via dalle procedure necessarie ad affrontare la gara per l'assegnazione di una commessa e che si snoda lungo le fasi progettuali, gli iter approvativi, la condivisione dei piani operativi, l'allestimento del cantiere e la messa in opera dei manufatti. Un vero e proprio percorso denso di dati e interazioni che costituiscono un patrimonio informativo straordinario non solo per ricostruire, all'occorrenza, tutti i passaggi intercorsi all'interno del gruppo di lavoro (inclusi fornitori, partner e committenti), ma anche per contestualizzare le iniziative da far partire. Immaginiamo ora di avere, grazie a Teams, sempre con noi, a portata di mano nello smartphone, oppure su un tablet – magari un rugged device, adatto alla vita operativa in situazioni non sempre agevoli – tutto questo patrimonio informativo. Diventa evidente come Microsoft Teams non si configuri più semplicemente come una chat evoluta, una piattaforma in grado di mettere in comunicazione tutti gli attori coinvolti nel progetto (presenti in loco o da remoto) oltre che un supporto per la produttività fuori dalle pareti dell'ufficio, ma come un archivio tascabile utile a richiamare documenti, dossier, autorizzazioni e conversazioni relativi alla commessa. Questo significa più trasparenza, meno burocrazia interna e, di conseguenza, minor numero di intoppi nella realizzazione del progetto.

 

Perché Teams fa la differenza in contesti lavorativi non convenzionali

In cantiere come in fabbrica, inoltre, Teams aiuta le imprese a gestire l'evoluzione dei grandi progetti omogeneizzando la user experience nell'accesso e nella condivisione delle informazioni del work in progress lungo tutta la filiera. Non solo, come detto, mettendo in comunicazione le professionalità responsabili di ciascuno step esecutivo, ma anche liberando le mani degli utenti che lavorano in ambienti poco adatti all'installazione di workplace tradizionali. L'interfaccia di Teams permette infatti di sfruttare tutte le funzionalità della suite Office di Microsoft da qualsiasi device: redigere un documento, condividerlo con il resto della squadra e modificarlo prima di approvarlo in tutta sicurezza, tenendo traccia di ogni operazione in Cloud, è estremamente semplice, una questione di pochi tap sul display. Ecco perché uno strumento come Teams può davvero fare la differenza quando si opera in contesti lavorativi non convenzionali.

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Topics: Microsoft Teams

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